Івентор в IT-компанії: таємниці успіху

У межах альтернативної практики на кафедрі івент-менеджменту та індустрії дозвілля відбувся майстер-клас Олександри Шибко, senior event-менеджерки однієї з найуспішніших IT-компаній України «Genesis».

Олександра в індустрії івент уже майже 7 років, 3 з яких працює в компанії «Genesis».

На зустрічі гостя розповіла студентам про міфи у роботі івент-менеджера, корпоративні заходи, їх особливості і цілі; повідала, що важливо знати про корпоративного клієнта та поділилась особистими лайфхаками.

Розповідаючи про компанію, в якій працює, вона зазначила, що «Genesis» – це міжнародна продуктова ІТ-компанія. Один із найбільших партнерів Google, Facebook, Snapchat, YouTube у Східній Європі. Це 3000+ співробітників і понад 20 компаній. Найбільший в Україні розробник застосунків для Apple.

Олександра поділилась структурою процесу організації корпоративів і конференцій у «Genesis» та обов’язками, які входять в її роботу. Генерування ідей, узгодження концепцій і декор приміщень; допомога у проведенні івентів на проєктах; підтримка в організації зовнішніх івентів і заходів. Комунікація з СЕО й офіс-менеджерами, контрагентами та спеціалістами інших компаній. Узгодження та дотримання бюджетів відповідно до запитів. Встановлення потреб: погодження вимог для співробітництва (відстрочення платежів, системи оплати, наявність договору тощо). Ведення баз даних із локаціями, цінами, активностями, агентствами. Навчання офіс-менеджерів базових знань з івент-менеджменту. Інформаційна розсилка.

«Міф, що івенти – це легко, красиво і тільки розваги до ранку, мільйонні заробітки, а життя – суцільне свято», – акцентувала О. Шибко.

За словами спікерки, існує 3 види заходів залежно від цілей:

• Trade-івенти – створюють для клієнтів і партнерів (конференції, семінари). Мета – донести інформацію про досягнення компанії, випуск нової продукції або покращити імідж бренду.
• Корпоративні. Заходи для співробітників у вигляді тимбілдингів, внутрішніх конференцій, ювілеїв компанії та святкування інших важливих дат.
• Спеціальні івенти. Події для клієнтів (концерти, презентації, фестивалі, благодійні акції, рекламні тури).

За форматами заходи ж поділяються на: епізод, корпоратив, офісні до свята, тимбілдинг, майстер-клас, щотижневі посиденьки.

Також івенторка окреслила завдання й цілі корпоративних заходів на прикладі «Генезису».

Багато нових співробітників / команда недружня

1. Згуртування команди
2. Знайомство та зміцнення команди / відділів.

Виконання КРІ/ завершення кварталу

1. Підбиття підсумків
2. Винагорода працівників за результат.

Співробітники не викладаються, не включаються в роботу

1. Підвищення лояльності працівників, мотивація
2. Залучення нових співробітників.

Ребрендинг, злиття компаній

1. Інформування працівників про зміни.

Наступним пунктом спікерка розповіла молоді, що потрібно знати про корпоративного клієнта.

1. Менеджер, який з вами спілкується, не приймає остаточне рішення

• Довший час на затвердження
• Він може не передати всю інформацію, пропустивши нюанси
• Може не розуміти суть заходу, нюанси, що очікує СЕО.

Вирішення: якісний детальний бриф від клієнта; презентація з актуальними референсами, візуалізаціями та інформацією; все прописане у пошті, кожен крок, саммарі; запитувати, як бачить основний замовник цей захід, що для нього важливо – в ідеалі домовлятись про зустріч.

2. У корпоративній культурі є свої нюанси. У великих компаній є цінності, специфіка в роботі, можливо, іноземні співробітники, особливо в ІТ-компаніях.

Вирішення: якісний детальний бриф від клієнта, де окремо виділена частина «Аудиторія», вік, стать, національність, до чого звикли у повсякденному житті, що люблять, що ні – в ідеалі приїхати до офісу поспілкуватись. Варто завжди враховувати цінності компанії, її статус тощо.

Про те, що важливо для СЕО, Олександра відповіла: «Івент заради івенту і класної концепції не працює. Керівники хочуть розуміти, за що вони віддають величезні кошти. СЕО готовий заплатити за активність, яка всіх об’єднає, але не за 100 світлових приборів чи суперкреативну сцену, що буде неймовірно круто виглядати».

Серед правил подачі івенту Олександра Шибко виокремила:

Наочність

• Усе з референсами, але реальними
• Чітко і лише щодо справи
• Короткий опис деталей
• Завжди пишемо, яку емоцію дасть наша пропозиція
• Мета, яку закриє концепція.

Детальний кошторис

• Кожна позиція винесена окремо та детально описана
• Уникаємо великих сум.

3 варіанти концепції

• Ідеальний, який вам до душі, має бути середнім за ціною
• Трішки дешевший, але дещо гірший
• Значно дорожчий.

Етапи ж івенту такі: бриф, розробка, затвердження, реалізація.

Також менторка визначила основні критерії, які включає в себе бриф.

• Загальна інформація: клієнт, дата, тривалість, аудиторія, бюджет, привід, проблема, ціль, цінності компанії.
• Гості | ЦА: вік, гендерне співвідношення, національність, особливості та досвід гостей.
• Основні вимоги: формат, локація, концепція, зовнішній вигляд.
• Обов’язкові моменти: загальні побажання щодо івенту, що має бути (ведучий, фотограф, подарунки для кожного співробітника), обов’язкові опорні точки.
• Досвід: що було раніше, чого не було, чого хотілося б, що сподобалось, що ні.

«Концепція має супроводжувати гостя від входу і до моменту, коли він покине захід», – сказала Олександра Шибко.

І наостанок фахівчиня поділилась особистими лайфхаками: завжди фіксувати все письмово, перевіряти по кілька разів, якщо є питання – уточнювати, якщо щось турбує – обговорювати. «Професійний організатор – непомітний, сприймає івент як роботу, спостерігає, усміхнений (незалежно від того, що відбувається «за кадром»)».

А натхнення студентам гостя порадила черпати з усього, що їх оточує: пінтерест, фільми, соцмережі, книги, люди, мистецтво.