Все про організацію івентів від Олексія Донцова

На факультеті івент-менеджменту та шоу-бізнесу пройшла онлайн-зустріч з Олексієм Донцовим – засновником порталу MUZVAR, співаком, автором пісень і ведучим.

Олексій розповів, що маючи певний ресурс знань, комунікацій та фінансів, він та його бізнес-партнер вирішили зробити щось корисне та започаткували музичний портал 2 роки тому, аби підтримувати молодих українських виконавців і шоу-бізнес. «Ми завжди позиціонували себе як незалежний ресурс, намагаючись бути об’єктивними та допомагати нашим артистам».

Загалом у своїй розмові зі студентами, гість зосередив увагу на організації івентів і на тому, як, дійсно, бути хорошим івентором.

«Немає такого чек-листа, за яким би ви «на відмінно» провели івент. Будь-яка подія відрізняється від попередньої абсолютно всім. Може виникнути купа непередбачуваних обставин. Тому кожен захід потрібно планувати окремо, з урахуванням всіх особливостей.

Першочергово ви маєте обрати команду. Адже якими б крутими ви не були, без однодумців-професіоналів у вас нічого не вийде», – зауважив О. Донцов.

Також спікер порадив ніколи не вводити в оману людей. Наприклад, якщо подія комерційна – не переконувати, що це благодійність. Адже все рано чи пізно стане відомо і репутація буде зіпсована. «Правда і команда – це 2 головні кити, на яких будується організація будь-якого івенту».

Серед основних правил у підготовці подій Олексій виокремив декілька вагомих:

• завжди продумувати логістику (якщо, приміром, ваша локація далеко, подумайте, як люди мають добиратися до неї, чи наявний там паркінг і вільні місця)
• розумійте для кого, для чого і навіщо ви це робите
• вмикайте логіку
• розумійте формат заходу, враховуйте технічні параметри, погодні умови
• завжди ставте себе на місце того, хто прийде на вашу подію
• з неперевіреними підрядниками бажано укласти договір.

«На вас велика відповідальність. Ви як організатор відповідаєте за кожен елемент на події. Звук, світло, оформлення, сцена, райдер… Ви повинні бути в хорошому контакті з людьми, які забезпечують вам всі необхідні складові для успішної організації івенту. Потоваришуйте з технічним персоналом. Бо, якщо у артиста буде поганий звук чи освітлення або ж неприбрана гримерка, винні будете ви, а не персонал», – акцентував ментор.

Олексій наголосив, що все має бути на вищому рівні, навіть зустріч гостей. Бо всі, хто задіяний у процесі, повинні випромінювати впевненість і позитив. Ніхто сторонній не має здогадуватись про ваш, можливо, поганий настрій чи якісь негаразди або форс-мажори, окрім колег. А ще варто завжди мати 2 резервні людини у своєму підпорядкуванні. Оскільки іноді може виникнути ситуація, коли потрібно щось докупити, когось зустріти, щось принести. Тож помічники вам не завадять. Також бажано налагодити мову жестів з командою, зокрема, коли треба «потягнути час», починати або вимкнути звук.

Не менш важливим, за словами івентора, є фінансування. «Плануйте бюджет події по максимуму. Бо буде купа незапланованих витрат.

Якщо ваш бюджет 1 млн. грн., а інвестори можуть виділити лише 100 000 грн., краще не робіть захід взагалі. Це завідома провальний план.

Ну і будьте вдячними! Не забувайте дякувати артистам. Вам треба зробити так, аби до вас захотіли прийти знов, аби артисти розуміли, що ними не користуються. Зараз багато благодійних концертів, за які ні ви, ні виконавці нічого не отримуєте. Тож, якщо вам залишили ящик шампанського, обов’язково поділіться пляшкою з артистом. Людині буде приємна навіть така дрібничка», – сказав Олексій Донцов.

Наприкінці гість побажав молоді нічого не боятись, вірити в себе та не ставити собі ніяких обмежень.